従来、駐日韓国大使館領事部や全国各地の韓国総領事館で受理(接受)された家族関係登録関連の申告案件(婚姻申告・出生申告・死亡申告等)は、本人(当事者)の韓国本国における「登録基準地」(※従前の韓国「戸籍制度」における「本籍地」に相当)の地方自治体(市・区・邑・面。韓国全土で1600箇所余り所在)毎に仕分け・送付され、各「登録基準地」を管轄する自治体の役所(市庁・区庁・邑事務所・面事務所)でその処理(申告内容に沿った家族関係登録簿の電算システム上における書き換え作業)が行われていました。
そうした仕組みを画期的に変える制度が2015年7月から導入・運用されています。

法院公務員により構成された「在外国民家族関係登録事務所」では、在外国民(つまり在日韓国人等、海外に居住する韓国国民)の家族関係登録業務のみを担当する専門家が事件(申告案件)の処理にあたるため、従来よりも迅速かつ的確な処理がなされるという次第です。

さらに画期的なのは、従来は駐日韓国大使館領事部や全国各地の韓国総領事館から韓国各地の「登録基準地」を管轄する地方自治体の役所(市庁・区庁・邑事務所・面事務所)あてに「郵便」で送付されていた各種「申告書類」(添付書類を含む)を「電磁的送付制度」(「전자적 송부제도」)を利用して送付することにより、申告書類が「在外国民家族関係登録事務所」に到着するまでの期間が比較にならないほど短縮されたという点です。
※「電磁的送付制度」とは、具体的には、駐日韓国大使館領事部や全国各地の韓国総領事館で受理(接受)された「申告書類」(添付書類を含む)をスキャナーで画像データ化し、そのデータをオンライン経由で「在外国民家族関係登録事務所」あて送付するという方法です。
つまり、画像データ化の作業が完了すれば、送付自体は「瞬時」になされるという次第です。

なお、この「電磁的送付制度」を利用する場合には、申告人は「電磁的送付申請書」(「전자적송부신청서」)と呼ばれる書類に必要事項を記載して申告書類と一緒に提出する必要がありますが、「電磁的送付申請書」はあらかじめ駐日韓国大使館領事部や全国各地の韓国総領事館に備え付けられたA4版1枚の定型の書面であり、申告人が記載する必要があるのは姓名(署名)・生年月日・連絡先(電話番号等)といった数項目だけですので、極めて簡単に作成が可能です。

従来の制度(しくみ)では、申告が駐日韓国大使館領事部や全国各地の韓国総領事館で受理(接受)されてからその処理が完了するまでに「1～3か月」程度要していたところ、新たな制度の導入に伴い、現在では「数日程度」に短縮されており、在日韓国人の皆様をはじめとする在外国民の利便性向上に大きく寄与しています。